Data Protection

Data Protection

Processing of personal data within the scope of your application - Data protection information

In accordance with Art. 13 of the General Data Protection Regulation (GDPR, or German DSGVO), we would like to inform you below about the collection of personal data within the application procedure at the Max Planck Institute for Astrophysics.

1. Responsible for data collection is

Max Planck Institute for Astrophysics
Karl-Schwarzschild-Str 1
D-85748 Garching b. München

Telefon: 089-30000-0
Telefax: 089-35831-2235
E-Mail: info@mpa-garching.mpg.de

For questions regarding data privacy please contact
Ms Cornelia Rickl,
car@mpa-garching.mpg.de, phone +49 (0) 89 30000 2201.

2. You can contact our data protection officer at the following address:

The Data Protection Officer of the Max Planck Society
Hofgartenstraße 8
D-80539 München

Telefon: 089-2108-1554
E-Mail: datenschutz@mpg.de

3. The purpose of the data collection is to be able to carry out a legal examination of your application within the application procedure. For this purpose, we store all data provided by you within the scope of your application. On the basis of the data provided in the application, we will check whether you can be invited to an interview as part of the selection process. In the case of applicants who are generally suitable, we then collect certain other personal data which are essential for the selection decision. If you are eligible for recruitment, you will be separately informed of the personal data to be collected during the recruitment process.The legal basis for data collection and data processing is Art. 6 para. 1 sentence 1 letter b DSGVO, §26 BayDSG.

4. If your personal data is processed and stored electronically, the technical operation of our data processing systems is run on GWDG systems. The transmission path is encrypted. Fields marked with an asterisk (*) are mandatory for the application process. Fields without an asterisk (*) are optional. The transmitted data cannot be retroactively altered. You will receive an automated e-mail confirming that your application has been successfully submitted. This will be sent to the e-mail address you specified as your "correspondence address".
Your data will be transmitted by means of an encrypted state-of-the-art connection.

5. We will store your personal data collected during the application process for at least 3 months.
In the event of an unsuccessful application or its withdrawal, we will destroy the data you submitted in the application after a maximum of 6 months after notification of rejection. Storage within these periods is required for legal reasons in the event of any lawsuits (in particular any assertion of claims under the General Equality Act).
If you are hired, you will be informed separately about the then valid regulations for the handling of your personal data, in particular with regard to the creation of personnel files, see also already under No. 3. Confidential reference letters are not revealed to the applicant nor to other third parties due to legal reasons.

6. Furthermore, we would like to inform you about your rights under the DSGVO:
If your personal data is processed, you have the right to obtain information about the data stored on your person (Art. 15 DSGVO). Should incorrect personal data be processed, you have a right to correction (Art. 16 DSGVO). If the legal requirements are met, you can request the deletion or restriction of the processing and file an objection against the processing (Art. 17, 18 and 21 para. 1 DSGVO). If you make use of your rights, the Max Planck Institute for Astrophysics will check whether the legal requirements for this have been met.
Furthermore, there is a right of appeal to the supervisory authority responsible for the Max-Planck-Gesellschaft, the BayLDA (Bavarian Data Protection Authority), Postfach 606, 91511 Ansbach.
If the deletion of the application data is requested during the application procedure, this will be considered as withdrawal of the application.


Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen Ihrer Bewerbung – Datenschutzhinweise

Im Folgenden informieren wir Sie nach Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über die Erhebung personenbezogener Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens beim Max-Planck-Institut für Astrophysik

1. Verantwortlich für die Datenerhebung ist

Max-Planck-Institut für Astrophysik
Karl-Schwarzschild-Str 1
D-85748 Garching b. München

Telefon: 089-30000-0
Telefax: 089-35831-2235
E-Mail: info@mpa-garching.mpg.de

Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an Frau Cornelia Rickl, car@mpa-garching.mpg.de, Telefon +49 (0) 89 30000 2201.

2. Unseren Datenschutzbeauftragten können Sie unter folgenden Kontaktdaten erreichen:

Die Datenschutzbeauftragte Max-Planck-Gesellschaft
Hofgartenstraße 8
D-80539 München

Telefon: 089-2108-1554
E-Mail: datenschutz@mpg.de

3. Zweck der Datenerhebung ist es, eine rechtmäßige Prüfung Ihrer Bewerbung im Rahmen des Bewerbungsverfahrens vollziehen zu können. Hierfür speichern wir alle von Ihnen uns zur Verfügung gestellten Daten im Rahmen Ihrer Bewerbung. Auf Basis der im Rahmen der Bewerbung übermittelten Daten prüfen wir, ob Sie zum Vorstellungsgespräch als Teil des Auswahlverfahrens eingeladen werden können. Sodann erheben wir im Falle von grundsätzlich geeigneten Bewerberinnen und Bewerbern bestimmte weitere personenbezogene Daten, die für die Auswahlentscheidung wesentlich sind. Kommen Sie für eine Einstellung in Betracht, werden Sie gesondert über die im Rahmen des Einstellungsverfahrens zu erhebenden personenbezogenen Daten informiert.
Rechtsgrundlagen für die Datenerhebung und die Datenverarbeitung sind Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. b DSGVO, § 26 BDSG.

4. Soweit Ihre persönlichen Daten elektronisch verarbeitet und gespeichert werden, erfolgt der technische Betrieb unserer Datenverarbeitungssysteme durch die GWDG (https://www.gwdg.de/). Der Übertragungsweg ist verschlüsselt. Die mit einem Sternchen (*) gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder für den Bewerbungsprozess. Felder ohne Sternchen (*) sind optional. Die übertragenen Daten können nicht nachträglich verändert werden. Sie erhalten eine automatisierte E-Mail, die bestätigt, dass Ihre Bewerbung erfolgreich eingereicht wurde. Diese wird an die von Ihnen als "Korrespondenzadresse" angegebene E-Mail-Adresse gesendet.

5. Ihre innerhalb des Bewerbungsverfahrens gewonnenen personenbezogenen Daten speichern wir mindestens für 3 Monate.
Im Falle nicht erfolgreicher Bewerbung oder bei Rücknahme dieser vernichten wir die von Ihnen im Rahmen der Bewerbung übermittelten Daten nach Ablauf von maximal 6 Monaten nach Mitteilung der Absage. Die Aufbewahrung im Rahmen dieser Fristen ist für den Fall etwaiger Klagen (v. a. etwaige Geltendmachung von Ansprüchen nach dem Allgemeinen Gleichstellungsgesetz) aus Rechtsgründen erforderlich.
Erfolgt eine Einstellung, so werden Sie gesondert über die dann geltenden Regelungen zum Umgang mit Ihren Personaldaten, insbesondere hinsichtlich der Anlage von Personalakten, informiert, siehe auch schon unter Nr. 3. Vertrauliche Referenzschreiben werden dem Antragsteller und anderen Dritten aus rechtlichen Gründen nicht mitgeteilt.

6. Weiterhin möchten wir Sie über die Ihnen zustehenden Rechte nach der DSGVO informieren:
Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO). Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO). Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 Abs. 1 DSGVO).
Sollten Sie von diesen Rechten Gebrauch machen, prüft das Max-Planck-Institut für Astrophysik, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.
Weiterhin besteht ein Beschwerderecht beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht, Postfach 606, 91511 Ansbach.
Wird während des Bewerbungsverfahrens die Löschung der Bewerbungsdaten begehrt, wird dies als Rücknahme der Bewerbung gewertet.

 
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